Raum Einstellungen

Administration, Raum Einstellungen

Sie haben in diesem Modul 7 Konfigurationsmöglichkeiten.

• Standorte
• Gebäude
• Räume
• Cluster
• Tische
• Ausstattungen
• Einstellungen

• Standorte:
  Hier geben sie die Standorte der Räume an, welche Sie verwalten. Klicken sie auf den Button „Neu“ und hinterlegen die Daten nach Wunsch in Deutsch und Englisch. Nun geben sie die Ausstattung, den Service und die verfügbare Verpflegung für den Standort an. Sie haben die Möglichkeit diese Merkmale für den Standort zu kontingentieren. Bei der Buchung eines Raums werden diese Merkmale für die Auswahl mit angezeigt bzw. angeboten. Da die Merkmale kontingentiert sind, können dann auch beim Buchungsvorgang nur die verfügbaren Ressourcen bzw. Ausstattungen gebucht werden. Nun geben sie noch die Adresse, Telefon- und Faxnummer des Standortes ein und speichern dies ab. Bitte beachten sie: Räume können Gebäude, vgl. gleichnamiges Selektionsfeld, und Gebäude Standorte zugeordnet werden. Das System verwaltet somit einen Stammbaum der buchbaren Räumlichkeiten. Legen Sie bitte zuerst die Standorte, dann die Gebäude und zuletzt die Räume an.

• Gebäude:
  Hier geben sie die einzelnen Gebäude der Standorte an. Klicken sie dazu auf „Neu“ und hinterlegen die Daten nach Wunsch in Deutsch und Englisch. Nun geben Sie noch die Adresse, Telefon- und Faxnummer sowie den Ort des Gebäudes ein und speichern dies ab.

• Räume:
  Hier geben sie die einzelnen Räume der Gebäude an. Klicken Sie dazu auf „Neu“ und hinterlegen die Daten nach Wunsch in Deutsch und Englisch. Nun geben Sie noch die Adresse, Telefon- und Faxnummer und das Gebäude in dem sich der Raum befindet ein. Zudem haben Sie die Möglichkeit eine Kostenstelle, die Kosten für den Raum und die Kapazität, sowie die Maße zu hinterlegen. Wenn Sie einen bestehenden Raum aus der Liste auswählen, kommen die Reiter
  
  
  • Ausstattungen
  • Bestuhlungsart
  • Bilder
    
    

hinzu. Hier geben sie die Ausstattung, den Service und die verfügbare Verpflegung für den Raum an. Sie haben die Möglichkeit diese Merkmale für den Raum zu kontingentieren. Bei der Buchung eines Raums werden diese Merkmale für die Auswahl mit angezeigt bzw. angeboten. Da die Merkmale kontingentiert sind, können dann auch beim Buchungsvorgang nur die verfügbaren Ressourcen bzw. Ausstattungen gebucht werden.

• Cluster:
  Hier können sie Cluster definieren und Räumen zuordnen. Cluster sind z.B. Räume, die durch eine verschiebbare Wand geteilt bzw. vergrößert werden können. Damit mindestens 2 Räume in einem Cluster gebucht werden können, muss zuerst ein Cluster der Räume angelegt sein.

• Tische:
  Hier können sie Tische eingeben und den Räumen zuordnen.

• Ausstattungen:
  Hier hinterlegen Sie die Ausstattung, den Service und die Verpflegung für die Standorte, Gebäude und Räume. Klicken Sie dazu „Neu“ und hinterlegen Sie die Daten wieder in deutsch und englisch.

• Einstellungen:
  Unter Einstellungen haben sie folgende Möglichkeiten, Buchungen von Räumen zu administrieren.

- Termineinstellung: Hier geben sie die Grundeinstellungen für den Buchungskalender der Raumverwaltung an.

- Raum E-Mails: Hier hinterlegen sie eine standardisierte E-Mail zur Bestätigung und Absage von Räumen.

- Tisch E-Mails: Hier hinterlegen sie eine standardisierte E-Mail zur Bestätigung und Absage von Tischreservierungen.

- Tisch SMS-Erinnerungen: Hier hinterlegen sie eine standardisierte SMS für eine Erinnerung von Tischreservierung z.B. auf Messen.

- Bestuhlungsart: Hier legen sie die Bestuhlungsarten der Räume an.

- Kategorien: Hier legen sie Kategorien für die Gründe oder Angaben bei Buchungen.

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