Raum

Raum

In der Raumverwaltung finden Sie in einer kalendarischen Übersicht sämtliche Räume wieder, die Sie im Bereich Administration angelegt und zugeordnet haben.

Hat ein Raum, z.B. im Administrationsbereich angelegt, mit dem Namen Aufenthaltsraum, ein hinterlegtes Bild, so wird es mit 3 hintereinander gelegten Fotos hinter dem Namen gekennzeichnet. Durch einen Klick auf diese Fotos wird Ihnen das Foto angezeigt. Zum Schliessen klicken sie auf das Freut rechts oben am Bild.

Oben können Sie per Dropdown sämtliche Räume, die Räume eines Standortes oder einen speziellen Raum anzeigen lassen. Zusätzlich haben sie rechts oben verschiedene Buttons, welche die Funktionen haben:

• Sie erhalten eine Information an einem bestimmten Tag aus dem System wenn sie eingeloggt sind.
• Erweiterte Suche: Eine wesentlich erweiterte Möglichkeit, die Suchergebnisse zu selektieren
• Liste: Liste der Raumbuchungen
• Heute: Wenn sie sich im Kalender auf einem anderen Datum befinden, so gelangen sie über diesen Button direkt zum heutigen Tag auf dem Kalender.
• Report: Hier können sie sich in einem Zeitraum
  • alle
  • nur Raumbuchungen
  • nur Anfragen generieren.
• Kalenderblatt: Sie wechseln zur Tagesansicht des Kalenders.

Eine Buchung erfolgt einfach durch Klicken und Halten der linken Maustaste zum gewünschten Starttermin. Ziehen Sie den Mauszeiger dann horizontal zur gewünschten Endzeit. Danach erscheint ein neues Fenster, welches weitere Eingaben ermöglicht. Sie haben Feldeingaben für Daten:

• Clusterbuchung: Das Kästchen ist nur aktiviert, wenn der Raum als Cluster (Zusammenlegung) mit einem anderen gebucht werden kann.
• Anfrage (Ein Systembenutzer muss die Anfrage erst prüfen und dann freigeben, damit die Buchung komplett durchgeführt wird. Buchungen werden blau und Anfragen rot gekennzeichnet.
• Titel: Name der Buchung, Titel der Veranstaltung
• Gastgeber
• Organisator
• Beginn (Datum)
• Ende (Datum)
• Startzeit
• Endezeit
• Rüstzeit: benötigte Zeit für die Vorbereitung
• Nachbearbeitungszeit: benötigte Zeit für eine Nachbereitung für z.B.

- Bestuhlung ändern

- Reinigung

- Wände umstellen

- etc.

Sie speichern die Buchung durch den Button speichern. Wenn Sie jedoch auf „speichern und bearbeiten“ klicken, können Sie sofort weitere Einstellungen vornehmen. Sie haben hierfür die Reiter

• Details: Eckdaten der Buchung
• Teilnehmer: Selektion und Zuordnung der Teilnehmer
• Ausstattungen: bestehend aus
  • Ausstattung
  • Service
  • Verpflegung
• Serie: Zur Erstellung einer Serie geben Sie zuerst an, wie oft der Termin wiederholt werden soll und klicken dann auf „Serie kalkulieren“. In der Gesamtübersicht der Räume gibt es das Feld „Erweiterte Suche“. Hier haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise nach Ausstattungsmerkmalen von Räumen zu suchen. eUNIQUE überprüft automatisch, ob alle benötigten Termine noch frei sind. Anschließend klicken Sie auf „Serie anlegen“ und speichern Ihre Eingaben. Dazu klicken Sie auf „Serie speichern“ und auf „speichern“. Mit „zurück“ gelangen Sie wieder in die Kalenderübersicht, wo es noch unter „Liste“ eine Gesamtübersicht der anstehenden Buchungstermine sämtlicher Räume gibt.
• Benachrichtigung: Falls Sie Objekte zusätzlich auswählen, für die eine bestimmte Person zuständig ist, können Sie dieser Person eine E-Mail zukommen lassen. Bitte beachten Sie: Die Person muss in der Administration mit einer E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Ansonsten zeigt ihnen das System in roter Schrift eine Fehlermeldung: Es ist keine E-Mail Adresse hinterlegt. Die E-Mail Adresse wird vom zugewiesenen Objekt ermittelt.
• Dateien: Ablage von Dateien direkt für die Buchung

Den öffentlichen Kalender der Raumbuchungen erreichen sie unter: Ihre eUnique-Domain/room/index/

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