Online-Registrierung

Veranstaltungen, Onlineregistrierung

Reiter Ablauf: Hier stellen sie ihre individuelle Online-Registrierung zusammen. Dafür stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

• Willkommen
• Information
• Hotel
• Anmeldedaten
• Fragebogen: Im Fragebogen gibt es mehrere Fragetypen:
  • Text einzeilig mit max. Anzahl Charakter
  • Text mehrzeilig
  • Ja/Nein
  • vgl. auch dynamischer Fragebogen
  • Checkbox
  • Dropdown mit frei wählbaren Einträgen. Bitte nutzen sie pro Eintrag eine neue Zeile. Wollen Sie als ersten Eintrag nichts (Nullwert) stehen haben, so nutzen sie bitte Blank (das Leerzeichen).
  • Label: Als Label sind Informationen oder Leerzeilen gedacht.
  • Zeit
  • Datum
  • Datum/Zeit
• Produkte
• Transportmittel
• Dokumente
• Sprachen
• Verkaufsgebiete
• Anreiseinformation
• Abreiseinformation
• Dating (in Planung)
• Messefunktion (nur bei Messen verfügbar)
• Seminar

Die Seite

• Übersicht

ist als letzte Seite fest eingebaut. Hier wird am Ende der Registrierung alles übersichtlich für die Teilnehmer zusammen gefasst. Die Auswahlmöglichkeiten sind in jeder Reihenfolge einsetzbar und können auch noch nachträglich vertauscht werden. Über die Vorschau können Sie sich die Onlineregistrierung vorab ansehen.

Bitte beachten sie, dass sie nach Erstellung der Onlineregistrierung immer erst die neue Sortierung speichern und dann erst unten auf der Seite die gesamte Online-Registrierung nochmals abspeichern!

Reiter Allgemeine Einstellungen:

• Registrierung aktiv: Fall Sie Ihre Online-Registrierung nur für einen bestimmten Zeitraum für Ihre Teilnehmer verfügbar machen möchten, stellen Sie hier den gewünschten Zeitraum ein.
• URL: Hier wird Ihnen die URL Ihrer Online-Registrierung angezeigt, die Sie an Ihre Teilnehmer kommunizieren können.
• Alias: Damit Ihre Teilnehmer keine komplizierten URLs abtippen müssen, haben Sie hier die Möglichkeit einen Alias für Ihre Online-Registrierung zu bestimmen. Dieses muss innerhalb des Systems eindeutig sein und darf keine Leerzeichen und/oder Sonderzeichen enthalten. Wurde ein Alias erfolgreich angelegt, wird Ihnen unterhalb des Eingabefeldes die URL angezeigt, die Sie alternativ an Ihre Teilnehmer kommunizieren können.
• Design: Sollten für Ihre Installation ein oder mehrere alternative Designs hinterlegt worden sein, können Sie als dem Dropdown das gewünschte Design Ihrer Online-Registrierung auswählen.
• Standard Sprache:Wählen Sie hier die Sprache in der Ihre Online-Registrierung standardmäßig durchgeführt werden soll.
• Gruppen im MyEvent administrierbar bis: siehe MyEvent
• Alias: Anstatt eines unleserlichen Links mit Code können sie hier für die Veranstaltung einen eigenen Begriff bzw. ein Wort hinterlegen, um den Link zu vereinfachen.
• Design: hier wählen sie zwischen hinterlegten Designs für die Online-Registrierung aus.
• Standardsprache: Die Online-Registrierung meldet sich bei Auswahl dann zuerst in der eingestellten Standardsprache
• Teilnehmer-Status nach Registrierung für selbst registrierte und zugewiesene Personen: welchen Status haben die Teilnehmer nach erfolgreicher Online-Registrierung, Dropdown für
  • offen
  • bestätigt
  • anfrage
  • anwesend
• Rolle: die sich registrierende Person übernimmt im System die Rolle als Teilnehmer oder Mitarbeiter, bitte wählen sie im Dropdown aus.

WICHTIG! 
Rolle: Bitte berücksichtigen Sie, dass für eine geschlossene Veranstaltung sich nur Personen registrieren können, die dem System bereits bekannt sind oder die Zugangsdaten für die Onlineregistrierung besitzen. Ausserdem muß vorab geklärt werden, ob es sich um Mitarbeiter oder Teilnehmer handelt. Somit berücksichtigen Sie bitte, daß ein Mitarbeiter, der nicht als Teilnehmer einer geschlossenen Veranstaltung im System gelistet ist, nicht in der Onlineregistrierung den Status (die Rolle) Teilnehmer erhalten kann. Es erscheint beim Abschluss der Registrierung eine Fehlermeldung. Siehe weiter unten auch den Hinweis zur geschlossenen Veranstaltung.

Teilnehmer-Status: Weiterhin sollten Sie den Personen mit dem Abschluss der Onlineregistrierung einen Status zuweisen, der nicht "offen" und "offen" ist. Das ergibt keinen Sinn und führt ebenfalls zu Fehlermeldungen.

Sie können besser arbeiten oder Personen aus Listen filtern, wenn Sie richtige Statusmeldungen vergeben. So ist es für das Bearbeiten von Gruppen sinnvoll, registrierten Personen auch den Status "bestätigt" zu geben.

• Gruppen in MyEvent administrierbar bis: Falls sie Administratoren für Gruppen angelegt haben, so können diese Personen bis zu dem eingestellten Datum die Personendaten der Gruppe pflegen.
• PDF-Logo: Ihre hinterlegten Logos sind als Design für die Online-Registrierung hier auswählbar.
• In Liste anzeigen: Hier können Sie auswählen, ob die Veranstaltung im Internet oder Intranet in einer Übersicht zu sehen sein soll.
• Sprach-Wahl: Falls Sie Ihrem Teilnehmer die Gelegenheit geben möchten die Sprache der Online-Registrierung selbst zu wählen (Standardmäßig stehen deutsch und englisch zur Auswahl), können Sie hier diese Option aktivieren. In der Online-Registrierung wird in diesem Fall ein zusätzlicher Link angezeigt, über den die gewünschte Sprache ausgewählt werden kann.
• Geschlossene Veranstaltung: Falls Sie Ihre Online-Registrierung nur für Personen freischalten möchten, die bereits der Veranstaltung zugewiesen wurden, können Sie hier die Option "Geschlossene Veranstaltung" aktivieren. In diesem Fall wird der Registrierung ein Login vorgeschaltet. Hier müssen Ihre Teilnehmer ihren Benutzernamen und den Pin-Code eingeben, um in die Online-Registrierung zu gelangen. Diese Daten erhalten Sie im Bereich "Teilnehmer" auf der Registerkarte "Infos" des jeweiligen Benutzers, oder im Excel- Reporting der Teilnehmer. Ausserdem besteht die Möglichkeit diese Daten Ihren Teilnehmern automatisiert per Mail zukommen zu lassen (Platzhalter #ATTENDEELOGINNAME# und #ATTENDEEPASSWORD#).
• Teilnahme absagen: Steht dies auf Aktiv, so erscheint in der Online-Registrierung ein Quicklink „Teilnahme absagen“. Wenn Sie "Beides" anklicken, so besteht auf der ersten Seite der Online-Registratierung die Möglichkeit, sich zu registrieren oder mit den bekannten Userdaten einzuloggen. Diese Personen sehen dann sofort die bereits hinterlegten Daten.
• Bestätigungs-E-Mail: Dieser Punkt veranlasst das System nach erfolgreicher Anmeldung eine Bestätigungs-/ Absagemail an Ihren Teilnehmer zu schicken. Den Text hinterlegen Sie dazu unter dem Reiter Emails
• PDF als E-Mail Anhang: Ist dieser Punkt aktiv, so wird an die Bestätigungsmail ein PDF gehängt, in dem noch einmal die gesamte, Informationen zur Registrierung enthalten sind. Das PDF enthält dann auch einen Barcode. Der Barcode enthält die zugeordnete, personalisierte ID einer Person zu diesem Event. Sie können auch postalische Einladungen drucken lassen. Die Teilnehmer-ID des Events kann als Code 39 durch eine Druckerei ausgedruckt werden.

Reiter E-Mails: Hier geben sie den Betreff und den Text einer

• Bestätigungsmail
• Absagemail ein.

Sie haben die Möglichkeit die Emails in deutsch und in englisch zu hinterlegen. Der Teilnehmer bekommt automatisch die Email in der Sprache zugeschickt, die er auch bei der Registrierung ausgewählt hatte.

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