Import

Veranstaltungen, Import

Sie können unter diesem Menüpunkt eine Datei mit dem Format .csv hochladen. Eine csv-Datei können sie z.B. in Exel erzeugen.

WICHTIG: Die Datei muß unter dem Dateiformat UTF-8 abgespeichert werden, sonst funktionieren die Umlaute nicht! Sollte es bei ihnen mit Exel nicht funktionieren, so öffnen sie die mit Exel generierte CSV-Datei nochmals mit dem unter Windows mitgelieferten Text-Editor und speichern die Datei nochmals als CSV-Datei mit dem Dateiformat UTF-8 ab. Dann sollte es funktionieren.

So können als Beispiel die Spalten einer csv-Datei heissen:

• Kundennummer
• Unternehmen
• Unternehmen 2
• Unternehmen 3
• Strasse
• Hausnummer
• PLZ
• Stadt
• Land
• Sprache
• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Titel
• Funktion
• Abteilung
• Briefanrede
• E-Mai

Ihre Import-Datei kann natürlich ganz anders aussehen und andere Spaltennamen besitzen. Nachdem sie bestätigt haben, wird die Datei geprüft. Bitte geben sie dann den Status der Personen an mit:

• Abgesagt
• Offen
• Bestätigt
• Anfrage

Der Status wird dann beim Import im System gleich mit gesetzt. Dann fragt das System nach dem Benutzertyp. Dieser kann entweder

• Teilnehmer oder
• Mitarbeiter sein

Somit können sie nicht gleichzeitig in einer Liste Teilnehmer und Mitarbeiter in eUNIQUE importieren, da das System diese Personengruppen unterscheidet. Weiterhin kommt die Frage nach dem Separater. Dies bedeutet, dass die Felder in ihrer cdv-Datei mit einem

• Tab
• Komma
• Semikolon oder
• Sonstiges (anderes Zeichen, bitte in das Feld eintragen)

getrennt sind.

Wenn sie die Einstellungen und Eingaben richtig gewählt haben, bietet ihnen eUNIQUE Spaltennamen aus der csv-Datei und Spaltennamen aus dem System an. Über das Plus-Symbol können sie weitere Felder hinzufügen und zuordnen. Wählen sie dann bitte die richtige Zuordnung der einzelnen Spalten aus.

Folgend ein Beispiel einer Zuordnung für eine CSV-Datei eines Kunden, vgl. weiter unten Text Dublettenprüfung.

WICHTIG! Es werden nur die Felder importiert, die zugeordnet wurden. Mit dem Icon "+" und "-" können sie Felder hinzu fügen oder auch ganz löschen bzw. weg lassen. Bitte beachten sie, dass das Feld in der rechten Spalte mit dem Namen

• Notizen: das Feld füllt das Feld Allgemeine Notizen im Teilnehmer-/Mitarbeiter und Personen-Frontend.
• User Notiz: es wird das Feld Interne Notiz gefüllt für Mitarbeiter und Teilnehmer.

Unter dem Punkt Vorschau können sie sich das Ergebnis ihres Imports in einer Vorschau anzeigen lassen. Die Daten werden noch nicht gespeichert. Sollte die Vorschau die korrekten Daten anzeigen, so betätigen sie den Button Importieren. Die Personen werden mit den entsprechenden Daten in das System geschrieben und der Veranstaltung zugeordnet. Nach erfolgreichem Import zeigt das System kurz ein Fenster mit der Anzahl der importierten Personen.

Ab Februar 2018 stehen 4 neue Funktionen zur Verfügung. Diese sind:

• Gruppenauswahl: Es besteht ab sofort die Möglichkeit, dass beim Import von Personendaten eine Gruppe ausgewählt wird (siehe Benutzertypen ganz rechts). Die zu importierenden Daten werden dann der ausgewählten Gruppe zugeordnet und können unter Selektion der Gruppe weiter verarbeitet werden. Dies kann z.B. ein Newsletter nur an diese Gruppe sein.

• Sortierung Speichern: Sie haben jetzt die Möglichkeit, für einen Import ein Template anzulegen. Hierbei werden die getätigte Auswahl für die Felder übernommen, d.h. das System eUNIQUE merkt sich die Feldzuordnungen der CSV-Datei zu den Import-Feldnamen des Systems. Dies ist besonders sinnvoll, wenn sie für eine Veranstaltung mehrere Importe durchführen müssen, um z.B. verschiedene Gruppen zuzuordnen.

• Auswahl Mitarbeiter/Teilnehmer

Beim Import steht ab sofort die Auswahl für Mitarbeiter oder Teilnehmer für Veranstaltungen zur Verfügung.

• Fragebogen: Ab sofort werden bei einem Import ebenso die Antworten eines Fragebogens aus einer CSV/Exel-Auflistung übernommen.

• Dublettenprüfung: Wenn Sie die Dublettenprüfung aktivieren, wird ein Datensatz nur importiert, wenn er noch nicht vorhanden ist. Doppelte Datensätze werden ignoriert.

Tipp: Falls Sie Listen importieren wollen, die z.B. verschiedene Stati der Teilnehmer haben, so splitten Sie die Liste. Da Sie sich ein Template für den Import hinterlegen können, ist ein weiterer Import sehr schnell umgesetzt. Dann können Sie den neuen Teilnehmern oder Mitarbeitern des neuen Imports einen anderen Status zuweisen.

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