Raum Einstellungen

Administration, Raum Einstellungen

Sie haben in diesem Modul 7 Konfigurationsmöglichkeiten.

• Standorte
• Gebäude
• Räume
• Cluster
• Tische
• Ausstattungen
• Einstellungen

• Standorte:
  Hier geben Sie die Standorte der Räume an, welche Sie verwalten. Klicken Sie „Neu“ dazu und hinterlegen die Daten nach Wunsch in Deutsch und Englisch. Nun geben Sie die Ausstattung, den Service und die verfügbare Verpflegung für den Standort an. Sie haben die Möglichkeit diese Merkmale für den Standort zu kontingentieren. Bei der Buchung eines Raums werden diese Merkmale für die Auswahl mit angezeigt bzw. angeboten. Da die Merkmale kontingentiert sind, können dann auch beim Buchungsvorgang nur die verfügbaren Ressourcen bzw. Ausstattungen gebucht werden. Nun geben Sie noch die Adresse, Telefon- und Faxnummer des Standortes ein und speichern dies ab. Bitte beachten Sie: Räume können Gebäude, vgl. gleichnamiges Selektionsfeld, und Gebäude Standorte zugeordnet werden. Das System verwaltet somit einen Stammbaum der buchbaren Räumlichkeiten. Legen Sie bitte zuerst die Standorte, dann die Gebäude und zuletzt die Räume an.

• Adressbücher:
  Hier können Sie aus bestehenden Kontakten Adressbücher für den MyEvent-Bereich zusammenstellen. Klicken Sie dazu auf „Neu“ und geben den Namen des Adressbuches ein (z.B. Mitarbeiter Messe). Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Das Auswahlfenster für das Adressbuch öffnet sich. Wählen Sie aus der Liste durch setzen eines Häkchens die Personen aus. Beachten Sie hierbei vor jedem Seitenwechsel auf „Zuweisen“ zu klicken. Anschließend wählen Sie noch unter dem Reiter „Besitzer“ den Besitzer des Adressbuches aus der Kontaktliste aus und speichern Ihre Eingaben.

• Gebäude:
  Hier geben Sie die einzelnen Gebäude der Standorte an. Klicken Sie dazu auf „Neu“ und hinterlegen die Daten nach Wunsch in Deutsch und Englisch. Nun geben Sie noch die Adresse, Telefon- und Faxnummer und den Ort des Gebäudes ein und speichern dies ab.

Räume: Hier geben Sie die einzelnen Räume der Gebäude an. Klicken Sie dazu auf „Neu“ und hinterlegen die Daten nach Wunsch in Deutsch und Englisch. Nun geben Sie noch die Adresse, Telefon- und Faxnummer und das Gebäude in dem sich der Raum befindet ein. Zudem haben Sie die Möglichkeit eine Kostenstelle, die Kosten für den Raum und die Kapazität, sowie die Maße zu hinterlegen. Wenn Sie einen bestehenden Raum aus der Liste auswählen, kommen die Reiter „Ausstattungen“, „Bestuhlungsart“ und „Bilder“ hinzu. Hier geben Sie die Ausstattung, den Service und die verfügbare Verpflegung für den Raum an. Sie haben die Möglichkeit diese Merkmale für den Raum zu kontingentieren. Bei der Buchung eines Raums werden diese Merkmale für die Auswahl mit angezeigt bzw. angeboten. Da die Merkmale kontingentiert sind, können dann auch beim Buchungsvorgang nur die verfügbaren Ressourcen bzw. Ausstattungen gebucht werden. Tische: Hier können Sie Tische eingeben und den Räumen zuordnen.

• Ausstattungen:
  Hier hinterlegen Sie die Ausstattung, den Service und die Verpflegung für die Standorte, Gebäude und Räume. Klicken Sie dazu „Neu“ und hinterlegen Sie die Daten wieder in deutsch und englisch.

• Einstellungen:

• Termineinstellung:
  Hier geben Sie die Grundeinstellungen für den Buchungskalender der Raumverwaltung an.

Emails: Hier hinterlegen Sie eine standardisierte Email zur Bestätigung / Absage von Tischreservierungen.

• Bestuhlungsart:
  Hier legen Sie die Bestuhlungsarten der Räume an.

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