Personen

Administration, Personen

Das System unterscheidet hier erst mal nicht, ob es sich um einen Mitarbeiter oder einen Teilnehmer einer Veranstaltung handelt. Mitarbeiter erhalten ein zusätzliches Kennzeichen. Personendaten können auf verschiedene Arten in das System gelangen. Sie haben die Möglichkeit unter Veranstaltungen Personendaten als Exelliste hochzuladen. Weiterhin können sie über den Button neu jederzeit neue Personen anlegen.

Der Button für die Selektion „Zeige Personen von geschlossenen VA“ hilft ihnen, die Daten auszublenden, die nur für geschlossene Veranstaltungen gedacht waren.

• Offene Veranstaltung: jeder kann sich über die Onlineregistrierung anmelden
• geschlossene Veranstaltung: nur bekannte Personen werden angeschrieben und können sich registrieren

Die Daten einer Person werden durch Reiter in mehrere Themen gruppiert. Sie haben Daten für:

• Persönliche Daten
• Sprachen
• Verkaufsgebiete
• Veranstaltungen

Die Daten müssen Sie nicht alle eingeben oder pflegen. Dies erledigt das System für sie. So werden z.B. die Teilnahmen an Veranstaltungen und dem Reiter Veranstaltungen unter der Person angelegt.

Unter dem Reiter persönliche Daten haben sie die Möglichkeit unter den folgenden Feldern Daten zu sammeln:

• Anrede
• Sprache
• Vorname
• Zweiter Vorname
• Nachname
• Geschlecht

Unternehmen

• Titel
• Abteilung
• Abteilungskürzel
• Funktion
• Geschäftsbereich
• Pers. Nr.
• Kostenstelle
• Interne Postadresse
• Lieferantennr.
• Strasse
• PLZ
• Stadt
• E-Mail
• Telefon
• Fax
• Mobil
• Land
• Geburtstag
• Nationalität
• Notizen
• Raucher
• Selbstzahler
• Reisepassnummer
• Kundennummer
• Benutzertypen
• Systembenutzer: Tipp! Bitte beachten sie, dass bei der Einrichtung von Systembenutzern, die Personen ebenso Hauptseite der Gruppe Admin zugeordnet werden müssen! Gehen sie für die Einrichtung unter Administration, Berechtigungen, Berechtigungsgruppen, Reiter Gruppenmitglieder und wählen sie Gruppe Admin aus. Jetzt suchen sie die Person, welche sie bereits unter Personen angelegt haben durch z.B. Eingabe des Nachnamens im Filter heraus und weisen dieser Person die Gruppe Admin zu. Die Person ist jetzt durch ein Schloß auf der rechten Seite gekennzeichnet. Dies liegt daran, dass Admins nicht einfach gelöscht werden können. Um die Löschung einer Person vorzunehmen, muß diese zuerst aus der Gruppe Admin wieder entfernt werden.
• Mitarbeiter
• Kontakt
• BahnCard
• BahnCard-Nr.

MyEvent-Benutzerdaten

• Benutzername
• Initiales Password

Unter Sprachen können sie die Sprachen zuweisen, die eine Person, z.B. ein Mitarbeiter, spricht. So können sie u.a. bei Veranstaltungen gezielt Kundenkontakte herstellen.

Ebenso verhält es sich mit den Verkaufsgebieten.

Unter Veranstaltungen werden die Daten für zugeordnete Veranstaltungen angezeigt. Sie erfahren hier auch gleich den Status zu einer Veranstaltung. Der Status einer Person kann

• offen
• eingeladen
• zugesagt
• abgesagt

sein. Folgende Daten einer Veranstaltung werden angezeigt:

• ID
• Name
• Start
• Ende
• Status
• Zertifikate

Administration, Hotels

Hotels legen sie mit dem Button neu an. Hotels werden nur ein einziges Mal angelegt und können dann in jeder Veranstaltung mit allen Daten genutzt werden.

Die Daten für die Beschreibung eines Hotels erfolgt in den angebotenen Sprachen, mindestens in deutsch und englisch. Sie haben die Möglichkeit, ein Hotel mit folgenden Daten zu versehen:

• Titel
• Zusätzlicher Titel
• Beschreibung
• In der Nähe
• Lage
• Flughafen
• Bahnhof

Tipp: Bitte beachten sie, daß die Zugangsdaten für einen User nur angezeigt werden, wenn das Feld Systembenutzer aktiviert wurde!

Datenlöschung: Userdaten werden beim Betätigen des Buttons Löschen komplett gelöscht! Bitte beachten Sie, dass es somit Probleme bei Statistiken und Hotelreservierungen geben kann.Also lassen sie Vorsicht walten beim Löschen von Personen.

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